Nguyên tắc xét tặng Kỷ niệm chương. Kỷ niệm chương chỉ xét tặng một lần cho cá nhân, không có hình thức truy tặng. Cá nhân trong quá trình công tác có thể được tặng nhiều loại Kỷ niệm chương. Việc xét tặng Kỷ niệm chương thực hiện theo đúng đối tượng, tiêu chuẩn, trình tự xét và trao tặng Kỷ niệm chương được quy định tại Thông tư số 14 và đảm bảo công bằng, dân chủ, công khai và kịp thời.

Bộ Nội vụ xét tặng Kỷ niệm chương vào dịp kỷ niệm ngày truyền thống của ngành và xét tặng đột xuất đối với các trường hợp đặc biệt.

Tiêu chuẩn và điều kiện xét tặng Kỷ niệm chương. Đối với cá nhân đã và đang công tác trong ngành Văn thư, Lưu trữ gồm người công tác các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ; người làm chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Phòng Nội vụ các quận, huyện, thị xã, thành phố; người làm công tác tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện; viên chức quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; người làm chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân. Để đủ tiêu chuẩn xét tặng Kỷ niệm chương, các cá nhân thuộc đối tượng này cần hoạt động chuyên trách từ đủ 15 năm trở lên và hoạt động kiêm nhiệm từ đủ 20 năm trở lên, hoàn thành tốt nhiệm vụ hàng năm. Hệ số quy đổi giữa hoạt động chuyên trách và kiêm nhiệm được tính như sau: 1 năm hoạt động chuyên trách bằng 1,5 năm hoạt động kiêm nhiệm; 1 năm hoạt động kiêm nhiệm bằng 0,67 năm hoạt động chuyên trách. Đối với các cá nhân công tác trong ngành Nội vụ có thời gian của mỗi ngành, lĩnh vực không đủ thời gian để xét tặng Kỷ niệm chương thì tổng thời gian công tác trong ngành Nội vụ của cá nhân đó được tính để xét tặng Kỷ niệm chương.

Đối với các cá nhân là lãnh đạo các Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương; lãnh đạo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Bí thư, Phó Bí thư Thường trực; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ; lãnh đạo các tổng công ty, các tập đoàn kinh tế nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; lãnh đạo Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: có thời gian giữ chức vụ từ 01 nhiệm kỳ trở lên. Lãnh đạo các sở, ban ngành ở địa phương (cấp trưởng và phó phụ trách lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ); lãnh đạo các quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh (Bí thư, Phó Bí thư Thường trực; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ: có thời gian giữ chức vụ từ 02 nhiệm kỳ trở lên.

Đối với cá nhân là người nước ngoài, người nước ngoài ở Việt Nam, người Việt Nam ở nước ngoài: có thành tích xuất sắc trong việc củng cố quan hệ hợp tác, đóng góp tích cực cho sự nghiệp xây dựng và phát triển của lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ.

 Những trường hợp được ưu tiên xét tặng Kỷ niệm chương. Cá nhân được tặng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang”, “Anh hùng lao động”, Huân chương Sao vàng, Huân chương Hồ Chí Minh, Huân chương Độc lập các hạng được đề nghị xét tặng ngay sau khi có quyết định khen thưởng.

Cá nhân được tặng “Giải thưởng Hồ Chí Minh”, “Giải thưởng Nhà nước”; danh hiệu “Chiến sĩ thi đua toàn quốc”; Huân chương các loại (trừ các loại Huân chương đã nêu ở trên) được đề nghị xét tặng sớm hơn 05 năm.

Cá nhân được tặng bằng khen của Thủ tướng Chính phủ hoặc danh hiệu Chiến sỹ thi đua cấp bộ, ngành, đoàn thể trung ương, cấp tỉnh được đề nghị xét tặng sớm hơn 03 năm.

Cá nhân công tác tại vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn, vùng biên giới, hải đảo: Thời gian công tác thực tế tại các địa bàn trên được nhân hệ số 1,5 để tính thời giang xét tặng Kỷ niệm chương.

Cá nhân nữ được xét tặng sớm hơn 03 năm so với thời gian quy định.

Tính đến thời điểm nghỉ hưu, nếu cá nhân còn thiếu từ 01 đến dưới 12 tháng thời gian so với quy định thì được ưu tiên xem xét tặng Kỷ niệm chương trước khi nghỉ hưu.

Trình tự, hồ sơ xét tặng và tổ chức trao tặng Kỷ niệm chương

- Về trình tự tặng Kỷ niệm chương: Văn phòng các bộ, ngành, cơ quan trung ương của các tổ chức, đoàn thể và Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư, Lưu trữ) các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương của các cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý, kiểm tra, đối chiếu với tiêu chuẩn quy định, lập hồ sơ các cá nhân đủ tiêu chuẩn báo cáo lãnh đạo cùng cấp xem xét và gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 05/11 hàng năm. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổng hợp, thẩm định hồ sơ đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương, gửi về Bộ Nội vụ trước ngày 01/8 hàng năm.

- Về hồ sơ đề nghị xét Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”, số lượng 02 bộ gồm: Tờ trình về việc đề nghị xét tặng Kỷ niệm chương của cơ quan, tổ chức (theo mẫu tại Phụ lục I); Danh sách đề nghị tặng Kỷ niệm chương (theo mẫu tại Phụ lục II); Bản khai tóm tắt thành tích và quá trình công tác đối với các cá nhân trong ngành (theo mẫu tại Phụ lục V); Những trường hợp thuộc diện ưu tiên xét tặng phải có bản sao các Quyết định khen thưởng và Bằng công nhận kèm theo.

Lưu hồ sơ: 01 bộ lưu tại đơn vị đề nghị; 01 bộ gửi về Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Nội vụ.

- Thời gian tổ chức trao tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” vào dịp kỷ niệm ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01).

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2020./.